Kebijakan Privasi

Kebijakan privasi adalah perjanjian atau pernyataan yang mengungkapkan kepada perusahaan cara pihak ketiga mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, atau menangani informasi pribadi konsumen. Ini adalah kontrak yang mengikat antara perusahaan dan pelanggannya, yang menyatakan siapa yang mungkin tidak memiliki akses ke informasi yang dikumpulkan tentang konsumen.

Ada banyak alasan mengapa orang lebih suka menandatangani kebijakan privasi. Pertama dan terpenting, mereka memperjelas jenis informasi apa yang akan disimpan oleh perusahaan tentang seseorang. Sebuah kebijakan memperjelas apakah perusahaan akan menyimpan catatan pembelian produk atau layanan tertentu; menggunakan rekaman tersebut dalam konteks lain; menggunakan informasi itu untuk tujuan periklanan; atau menjual informasi tanpa izin konsumen.

Alasan lain untuk kebijakan privasi adalah bahwa kebijakan tersebut memastikan bahwa penggunaan informasi pribadi oleh perusahaan akan dibatasi dan dijaga kerahasiaannya. Beberapa jenis informasi yang mungkin dianggap pribadi adalah usia, ras, status perkawinan, catatan kriminal, jenis kelamin, dan agama.

Ada banyak keuntungan menulis kebijakan. Salah satu keuntungannya adalah Anda memiliki pernyataan hukum yang menjelaskan dengan tepat apa yang tidak akan dilakukan perusahaan. Selain itu, kebijakan dapat digunakan untuk melindungi individu dari diskriminasi berdasarkan usia, ras, agama, orientasi seksual, atau kecacatan. Kebijakan juga dapat digunakan untuk melindungi anak-anak dengan menghentikan perusahaan mengumpulkan informasi mereka dan menjualnya ke perusahaan atau organisasi lain tanpa izin konsumen.

Selain itu, kebijakan privasi dapat digunakan untuk membantu melindungi perusahaan dari tuntutan hukum ketika informasi diakses atau digunakan secara tidak benar oleh karyawan. Kebijakan privasi juga dapat digunakan untuk melindungi publik dari penyalahgunaan atau penyalahgunaan informasi yang dikumpulkan oleh perusahaan.

Pemilik bisnis mungkin terkejut dengan jumlah kebijakan privasi, mereka harus meninjau setiap tahun. Kebijakan privasi dapat sangat bervariasi panjang dan detailnya tergantung pada informasi apa yang sedang ditulis. Perusahaan harus menyewa pengacara atau profesional untuk menulis kebijakan privasi karena undang-undang tentang pengumpulan dan penggunaan informasi berbeda di setiap negara bagian.

Beberapa negara bagian mewajibkan perusahaan untuk menyimpan salinan kebijakan privasi mereka yang ada dalam arsip mereka dan memberikan informasi ini kepada klien dan pelanggan. Yang lain mewajibkan bisnis untuk menyerahkan kebijakan ke lembaga negara yang sesuai sehingga undang-undang tentang pengumpulan informasi pribadi akan konsisten di seluruh negeri. Bahkan negara bagian yang tidak mewajibkan bisnis untuk menyimpan salinan kebijakan mereka di file akan mewajibkan kebijakan privasi diposting di situs web bisnis.

Kebijakan privasi adalah bagian penting dari proses manajemen kebijakan bisnis. Ini juga dapat menjadi sumber daya yang berharga dalam melindungi pelanggan dan karyawan dan dapat membantu bisnis memenuhi persyaratan undang-undang privasi negara bagian dan federal.

Secara umum, tidak wajib bagi perusahaan mana pun untuk memiliki kebijakan privasi. Akan tetapi, akan sangat membantu dan mungkin sepadan dengan biayanya untuk memiliki kebijakan privasi saat menangani database data pribadi yang besar. Jika perusahaan tidak dapat memenuhi persyaratan hukum untuk menggunakan data tersebut tanpa kebijakan privasi, kebijakan tertulis dapat membantu dalam menjelaskan aturan dan prosedur seputar penggunaan informasi tersebut.

Ketika sebuah perusahaan menggunakan data dari database-nya untuk tujuan apa pun selain memberikan jawaban atas pertanyaan, itu harus diberikan kebijakan privasi. Ini tidak benar untuk tujuan keuangan, yang tidak melibatkan konsumen. informasi konsumen. Kebijakan privasi juga perlu memasukkan prosedur yang terlibat dalam menjual informasi kepada pihak ketiga.

Di beberapa negara bagian, pemilik bisnis tidak diwajibkan untuk menjaga kebijakan privasi karena data pribadi tidak dianggap sebagai hak milik. Artinya, sebuah bisnis tidak dapat dipaksa untuk melepaskannya jika pemiliknya tidak menginginkannya. Ada beberapa negara bagian yang mengharuskan bisnis untuk mendapatkan perintah pengadilan sebelum merilis informasi apa pun tentang konsumen.

Meskipun sebagian besar kebijakan privasi mengharuskan semua data pribadi yang dikumpulkan dirahasiakan, sebaiknya mintalah nasihat dari pengacara sebelum menulis kebijakan privasi karena undang-undang mengenai pengumpulan dan penggunaan informasi pribadi dapat sangat bervariasi. Ini karena setiap negara bagian memiliki serangkaian persyaratannya sendiri.